Persondatapolitik

Change Direction prioritere fortrolighed og sikkerhed omkring personlige data meget højt. Ikke kun fordi vi skal. Men fordi vi finder det særdeles vigtigt, at du som virksomhed eller kandidat altid kan henvende dig til os med fortrolige forespørgsler og informationer. Det er en æressag, at leve op til vores etiske og moralske krav om 100% fortrolighed ved håndtering af alle henvendelser og data.

I nedenstående 20 punkter har vi præciseret vores persondatapolitik.

Har du spørgsmål til vores persondatapolitik er du altid meget velkommen til, at kontakte os på info@changedirection.dk eller +45 3215 1144.

Persondatapolitik hos Change Direction ApS

1.0  Indhold
Rekrutteringsvirksomheden Change Direction, som er dataansvarlig, vil nedenfor beskrive retningslinjer omkring behandling af personoplysninger. Retningslinjerne er udarbejdet med afsæt i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af disse oplysninger.

2.0  Formål
Change Direction beskæftiger sig primært med rekruttering, search og headhunting samt tæt relaterede ydelser som genplacering, karriererådgivning, personligheds- og potentialeanalyse, generel rådgivning mv.
I denne forbindelse har vi behov for at journalisere og behandle persondata.
Nedenfor har vi beskrevet retningslinjerne for behandling, herunder fortrolighed og sikkerhed af kandidat- og kundedata samt beskrivelse af, hvilke underleverandører (databehandler) og IT-værktøjer vi anvender.

3.0  Definition af dataansvarlig og databehandler

Change Direction er dataansvarlig og underleverandører er databehandler.

4.0  Kandidatdata
Rekrutteringsprocessen fordrer, at vi indsamler, opbevarer og bearbejder en række person-følsomme data.

5.0  Registrering, opbevaring og samtykke
Change Direction anvender en cloudbaseret rekrutteringsløsningen. Heri registrerer, opbevarer og behandler vi persondata, dog opbevarer vi ikke ovenstående personfølsomme data. 

6.0  Udskrifter

Ved kandidatsamtaler tager vi noter på papir og disse indscannes efterfølgende og journaliseres i vores løsninger. Noterne makuleres efter scanningen.
Vi opbevarer nogle ufølsomme persondata i vores aflåste professionelle arkivskab. Ved henvendelse kan kandidaterne altid tid få indsigt i, hvilke data der er journaliseret.

7.0  Søgning af stilling
Når du søger en specifik stilling formidlet af Change Direction eller ønsker oprettelse i vores kandidat database, sker det via vores rekrutteringsløsningen, som er integreret på vores hjemmeside.
Dine data opbevares i rekrutteringsløsningen, hvorfra vi administrerer rekrutteringsprocessen. Konkret betyder det nedenstående punkter.

• Registrering og opbevaring af ansøgernes persondata inkl. ansøgning, CV, eksamensbeviser, billeder, udtalelser mv.
• Registrering og opbevaring af ansøgernes video ansøgning inkl. CV, eksamensbeviser, billeder, udtalelser mv.
• Generering af e-mail til:
  • Bekræftelse på modtagelse af ansøgninger
  • Bekræftelse på optagelse i kandidatdatabasen
  • Mødebekræftelse til personlig samtale
  • Mødebekræftelse til virksomhedspræsentation
  • Afslag på ansøgning
  • Forlængelse af samtykke
  • Indhentning af samtykke til gennemførsel af referenceopkald
  • Generering af dokumenter til virksomhederne
  • Styring og registrering af mundtlige afslag
  • Styring af faserne i rekrutteringsprocessen

8.0  Samtykke

Når der søges en specifik stilling formidlet af Change Direction, eller der ønskes optagelse i vores kandidat database, da gives følgende samtykke:

”Hermed giver jeg min tilladelse til, at mine personlige data kan indsamles, registreres, opbevares og bruges af Change Direction (CD). Dine personlige data behandles fortroligt og anvendes udelukkende til rekrutteringsformål. Personlige data, der er i CD varetægt beskyttes i henhold til gældende dansk og EU-lovgivning på området. Efter endt ansøgningsproces opbevares dine data i op til 6 måneder, hvorefter de slettes automatisk medmindre andet aftales. Du kan til enhver tid vælge at forny dit samtykke med yderligere en periode på enten 6 eller 24 måneder, ligesom du altid kan kontakte CD, hvis du ønsker at få dine data slettet.
Vi vil under ingen omstændigheder videresende dine personlige data til 3. part, herunder vores kunder eller indhente referencer uden dit samtykke.”

8.1  Forlængelse af samtykke
Inden udløbet af perioden, hvor dit samtykke er glædende, fremsendes en mail med mulighed for at forlænge dit samtykke til Change Direction med enten 6 eller 24 måneder. Hvis samtykket ikke forlænges slettes de opbevarede data automatisk.

9.0  Kandidat database

Change Direction ønsker løbende at forbedre kandidaternes job muligheder. Derfor tilbyder vi alle kandidater inden for vores fokusområder, IT, teknik, teknologi, ingeniør, salg/markedsføring og HR at få deres persondata registreret og opbevaret i vores kandidat database. Forudsætningen for registrering og opbevaring i vores kandidat database er dit samtykke.

10.0  Persondata via e-mail
Hvis en kandidat via e-mail¹⁾ fremsender persondata med henblik på at søge en specifik stilling eller ønsker optagelse i vores kandidat database, da fremsender vi en e-mail, hvori vi anmoder om, at bruge vores rekrutteringsløsning. Denne tilgås via vores hjemmeside. De fremsendte e-mails vil herefter blive slettet.

11.0  Øvrig kommunikation
I vores processer anvendes en række yderligere kommunikationsmetoder, såsom SMS, telefon, Facebook LinkedIn og øvrige sociale medier mv. Hvis informationerne er registreret og opbevaret, da gælder for dem alle, at disse informationer slettes seneste efter 6. måneder fra kommunikationsdatoen.

12.0  LinkedIN og Facebook mv.
En række personlige data ligger online og er dermed offentlig tilgængelig på LinkedIN, Facebook mv. Fælles for disse medier gælder, at de opbevarer dine data og vores mail korrespondance. Vores mail kommunikation med kandidaterne på LinkedIn slettes efter 6 måneder.

13.0  Kundedata
Change Direction tager noter ved kundemøderne, disse indscannes efterfølgende i vores CRM løsning. Vi registrerer og opbevarer ufølsomme persondata vedr. kunderne i vores cloud-baseret løsning Cloud Drive^3).

13.1  E-mail
Korrespondance med virksomhederne journaliseres i CRM løsningen. Indeholder disse e-mails persondata, udover offentlig tilgængelige persondata, vil de blive slettet efter 6 måneder. Dog med undtagelse af mails omhandlende kandidater, der er blevet ansat gennem Change Direction. Disse mails slettes efter 24 måneder.

14.0  Anvendelse af underdatabehandlere
Nedenfor beskriver vi underdatabehandlerne, som Change Direction anvender samt i hvilken sammenhæng.

14.1  IT-løsningerne
Vi anvender cloudbaseret løsninger til at registrere og opbevare kandidat- og virksomhedsdata. Ikke personfølsomme kandidat- og virksomhedsdata opbevares ligeledes i en cloudbaseret løsning, hvor data også opbevares lokalt på den enkeltes arbejdsstation.

14.2  Underdatabehandlere
Change Direction anvender følgende underdatabehandlere:

• WebCRM   Customer Relations Management
• Master        MPA - Master Person Analyse og ACE – Adjustable Competence Evaluation
• DirectIT      Løsningerne:
  • Cloud Drive - fildeling
  • Microsoft Outlook Exchange
  • CMS løsning
  • Cloudbaseret rekrutteringsløsning

Change Direction har skriftlige aftaler med alle underdatabehandlere.

14.3 Rekrutteringsløsning
Vores rekrutteringsløsningen er en total rekrutteringsløsning, hvor kandidat- og virksomhedsdata registreres og opbevares. Løsningen anvendes både i forbindelse med rekruttering til specifikke stillinger og som kandidat database.
Dataene registreres og opbevares i henhold til det afgivne samtykke, som er beskrevet i pkt. 8.0. Herunder mulighederne for sletning samt forlængelsesmulighederne beskrevet under pkt. 8.1.

14.4  WebCRM: Customer Relations Management
WebCRM anvendes til registrering og opbevaring af virksomhedsdata samt persondata på kontaktpersoner i virksomhederne. Udover virksomheds- og persondata, som er offentlig tilgængelig, registrere vi den løbende korrespondance med virksomhederne. Virksomhederne kan til enhver tid rette henvendelse til Change Direction for, at få oplyst, hvilke virksomheds- og persondata vi har registeret.

14.5  Master: MPA - Master Person Analyse og ACE – Adjustable Competence Evaluation

Change Direction anvender den cloudbaseret analyseplatform Metis fra Master. Løsningen indeholder personligheds- og adfærdsanalyse samt analyse af teamroller. Persondata registreres og opbevares i løsningen og disse slettes seneste 6 måneder efter analyserne er gennemført.
Vi anvender ligeledes potentiale analysen ACE (Adjustable Competence Evaluation), hvori der registreres persondata. Disse slettes senest 6 måneder efter analysen er gennemført.

14.6  DirectIT:  Cloud Drive, Microsoft Outlook Exchange og CMS løsning.
Change Direction anvender Cloud Drive, som fildelingsløsning DirectIT anvender underdatabehandleren Zitcom og deres løsning Cloud Drive Curanets.

15.0  Ansatte hos Change Direction
Change Direction registrerer og opbevarer medarbejdernes CV ⁴⁾ , uddannelse⁴⁾ , personligheds-analyse ⁵⁾ , ansættelseskontrakt, stillingsbeskrivelse samt informationer til lønudbetalinger ⁶⁾ herunder navn, adresse, CPR nr., e-mail, Nem konto og skatte informationer. Persondata og person følsomme data er registreret i lønsystemet hos Bluegarden.

16.0  Fortrolighed
Change Direction garanterer, at al henvendelse til os behandles i fuld fortrolighed. Vi tilsikre, at det kun er ansatte hos Change Direction, der har adgang til både persondata og personfølsomme data. Ligesom vi sikre, at disse data registreres og opbevares jævnfør dette dokuments forskrifter.
Det er kun i de tilfælde, hvor kandidaten har givet specifik samtykke til, at kunden må få kendskab til sine person data, at disse præsenteres for kunden. Det gælder CV, ansøgning, eksamensbeviser, personligheds-analyser, potentialeanalyser, lønforhold, informationerne fra interviews. Det gælder i de tilfælde, hvor interviewende er gennemført via Skype, ved personligt fremmøde eller en anden form for udveksling af informationer. Change Direction er forpligtet til ikke, at kontakte kandidaternes referencer før, der er indhentet specifik samtykke.

17.0  Samarbejdsaftale
I samarbejdsaftalen, som indgås med kunderne, beskriver vi, hvordan fortroligheden skal håndteres, herunder, at ingen data må videregives til 3. part. Kunden acceptere desuden, at de ikke må kontakte kandidatens nuværende eller tidligere arbejdsgivere uden forudgående specifik aftale med både kandidaten og Change Direction.
Fortroligheden præciseres yderligere, idet både kunden og Change Direction gennem samarbejdet vil få kendskab til fortrolige informationer fra den anden part. Det gælder forretningsaktiviteter, økonomisk og teknisk information, opgaver og interne processer. Begge parter er enige om at beskytte sådanne informationer for uvedkommende.

18.0  Intern revision
Hvert år gennemfører Change Direction intern revision på vores systemer. Vi ønsker at tilsikre, at alle dem, der beskæftiger sig med systemerne, herunder kandidat- og virksomhedsdata, overholder både processerne og lovgivningen.

19.0  Underretning om brud på persondatasikkerheden
Hvis Change Direction registrerer et brud på persondatasikkerheden, så vil vi uden unødig forsinkelse efter opmærksomheden på, at der er sket et brud, og om muligt seneste 72 timer efter fremkomsten af informationerne, anmelde bruddet til Datatilsynet. Samtidigt vil vi informerer berørte partner.

20.0  Tilblivelse
Dette dokument, som beskriver persondata politikken hos Change Direction er udarbejdet april 2018. Dokumentet bliver løbende opdateret.

1. Vi anvender cloudbaseret MS Outlook Exchange til e-mail. Databehandler er DirectIT, der bruger Zitcom som underleverandør.

2. Vi anvender cloudbaseret rekrutteringsløsning fra Databahandler DirectIT, der bruger Zitcom som underleverandør

3. Vi anvender cloudbaseret Cloud Drive fildelingsløsning. Databehandler er DirectIT, der bruger Zitcom som underleverandør. Zitcom anvender Curanets til registrering og opbevaring af data.

4. Medarbejdernes CV og informationer om uddannelse registreres og opbevares i en aflukket del af Cloud Drive.

5. Alle personlighedsanalyser opbevares i løsningen Metis fra Master.

6. Ansættelseskontrakt og stillingsbeskrivelse opbevares i en aflukket del af Cloud Drive.

7. Informationer vedrørende lønudbetalinger registreres og opbevares i Bluegardens lønsystem.